ABC finansowania przez Uczelniany Samorząd Studencki Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego – USS GUMed

1. Kto może ubiegać się o finansowanie ze środków USS GUMed?
O finansowanie może ubiegać się każdy student Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego – zarówno w swoim imieniu, jak i na potrzeby organizacji studenckiej/studenckiego koła naukowego – jeśli cel, na jaki wnioskuje, spełnia kryteria tego finansowania.

2. Co może zostać sfinansowane ze środków USS GUMed?

• akcje prozdrowotne przeprowadzane przez studentów GUMed – „Białe Dni”, akcje w centrach handlowych, akcje na uczelni,
  

• inne inicjatywy promujące studentów GUMed oraz samą Uczelnię, organizowane przez koła naukowe/organizacje studenckie, zakup gadżetów uczelnianych na ten cel, rollupy dla kół/organizacji, jeśli przewidziane jest na nich miejsce na logo USS GUMed oraz samej Uczelni,
  

• inicjatywy prostudenckie, które są preferencyjne dla wszystkich studentów naszej Uczelni – np. warsztaty, na które wstęp wolny mają WSZYSCY studenci GUMed (nie tylko członkowie koła/organizacji),
  

• CZYNNY udział w konferencjach naukowych bądź wyjazdach na konkursy/zawody sportowe jako reprezentacja studentów Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego – opłata konferencyjna oraz ewentualny nocleg,
  

• koszty przejazdu na czynny udział w konferencjach/ wyjazdach – przejazdy kolejowe lub autobusowe (pod warunkiem posiadania faktury VAT),
  

• organizacja konferencji/zjazdów na Gdańskim Uniwersytecie Medycznym – w zależności od innych źródeł finansowania, przy założeniu zniżek/darmowego wstępu dla wszystkich studentów GUMed,
  

• wydruk wielkoformatowych plakatów na sesje plakatowe bądź inne niestandardowe wydruki – po wcześniejszej konsultacji z zarządem USS,
  

3. Co na pewno NIE JEST finansowane ze środków USS GUMed?

• BIERNE uczestnictwo w inicjatywach naukowych, tj. konferencje, warsztaty,

• zakup gadżetów wyłącznie na potrzeby danego koła/organizacji, np. koszulek,

• wydruki zewnętrzne – jeśli istniała możliwość, żeby wydruku dokonać w biurze USS,

• zakup sprzętów i przyborów medycznych wyłącznie na potrzeby koła/organizacji – zapotrzebowanie należy zgłosić do Koordynatora ds. Promocji Zdrowia – istnieje możliwość zakupu takich artykułów do użytku ogólnego,

• wyjazdy na zjazdy delegatów jako członkowie oddziału organizacji,

• koszty przejazdu takie jak przejazd samochodem, taksówką – każdorazowo należy złożyć do biura Kanclerza odpowiedni wniosek o zgodę na użycie środków na taki transport z uzasadnieniem,

  
  

Jeśli nie jesteś pewien, czy usługa, o jaką wnioskujesz, kwalifikuje się do finansowania przez USS GUMed – skontaktuj się z USS (informacje kontaktowe znajdziesz poniżej).

4. Jak wygląda procedura ubiegania się o finansowanie i kiedy można spodziewać się odpowiedzi
Aby wykorzystać środki, należy napisać pismo do USS GUMed (patrz następny punkt) Pismo należy złożyć w formie ELEKTRONICZNEJ na adres skarbnik.uss@gumed.edu.pl lub w formie PAPIEROWEJ w biurze USS GUMed – budynek Medyk pok. 6 (można zostawić pismo na portierni).
UWAGA – pisma elektroniczne przesłane na inne adresy mailowe NIE BĘDĄ ROZPATRYWANE! Zarząd USS analizuje wniosek i w miarę możliwości przyznaje środki finansowe. Następnie kieruje pismo do Prorektora ds. Studenckich który wyraża zgodę (lub też nie) na użycie środków finansowych. Po decyzji Prorektora informuje sie studenta/organizację o tym, czy wniosek zostanie sfinansowany (częściowo, w całości lub wcale). Cała procedura powinna zamknąć się w ciągu 14 dni od daty wpłynięcia wniosku.

Pamiętaj, że jeśli od decyzji o finansowaniu przez USS zależy, czy Twoja inicjatywa, wyjazd się odbędzie – złóż wniosek odpowiednio wcześniej! Możesz także ubiegać się o zwrot kosztów za wyjazd/konferencję/akcję, która już się odbyła – wtedy jednak nie ma gwarancji, że taki zwrot uda się uzyskać.

5. Jak ma wyglądać wniosek o dofinansowanie i co powinien zawierać?

Pismo z prośbą o dofinansowanie MUSI zawierać:

• Nazwę organizacji bądź imię i nazwisko + dane kontaktowe (telefon, e-mail) Wnioskującego,
• Cel wydatku – np. wyjazd na konferencję, organizacja akcji,
• Dokładny koszt – jeśli na kwotę składa się kilka elementów, to prosimy o dokładny kosztorys.
• Uzasadnienie – akcja promująca uczelnię, wyjazd czynny itp.,
• Czy koszt został ujęty w preliminarzu – patrz punkt 6.
• w załączniku –jeśli wyjazd wyjazd czynny – zaproszenie na konferencję (potwierdzenie uczestnictwa/akceptacji abstraktu) oraz abstrakt.

6. Czy wyszczególnienie jakiegoś wydatku przez koło/organizację w preliminarzu na dany rok jest gwarancją uzyskania finansowania?

NIE. Złożenie preliminarza nie jest jednoznaczne z automatyczną zgodą na każdy wydatek w nim zawarty. Preliminarze składane są po to, by na ich podstawie zbudować budżet Uczelnianego Samorządu Studenckiego, adekwatny do zapotrzebowania zgłoszonego przez studentów. Procedura finansowania za każdym razem wygląda tak samo – należy złożyć wniosek o dofinansowanie danej inicjatywy, bez względu na to, czy preliminarz wnioskującego koła/organizacji został zaakceptowany. Zawsze jednak prosimy o dopisanie na piśmie, że dany wydatek był w preliminarzu uwzględniony – jest to dla nas ważny sygnał.

7. Mam zgodę na użycie środków USS GUMed. Co dalej?

TYLKO JEŚLI masz zgodę na użycie środków finansowych z budżetu USS GUMed, to kupując produkt/usługę prosisz o wystawienie faktury z opóźnionym terminem płatności na dane:

Gdański Uniwersytet Medyczny

Ul. Skłodowskiej-Curie 3a

80-210 Gdańsk

NIP: 584-09-55-985

Jeśli zapłaciłeś za usługę przelewem/gotówką, to również prosisz o wystawienie faktury VAT na powyższe dane, fakturę opisujesz (patrz pkt. 8) – Nieopisane faktury nie będą przyjmowane! i dostarczasz do biura USS (można zostawić na portierni). Każdorazowo prosimy o napisanie maila do skarbnik.uss@gumed.edu.pl z informacją, kiedy i gdzie pozostawiono fakturę.

UWAGA! Jeśli zapłaciłeś przelewem, należy wygenerować potwierdzenie przelewu i dołączyć je do faktury. Brak potwierdzenia będzie skutkował opóźnieniem w zwrotach.

8. Jak opisać fakturę?

Na odwrocie faktury należy napisać formułę:

„Oświadczam, że ja (imię i nazwisko), nr albumu (nr albumu), zapłaciłem kwotę (kwota) wymienioną na odwrocie przelewem/gotówką. (Jeśli przelew) Załączam potwierdzenie przelewu. Proszę o zwrot na numer konta:
(nr konta)
podpis

9. Czy bilet kolejowy jest fakturą VAT?

Kupiony w kasie – tak. Zakupiony przez Internet – NIE. Od kwietnia 2018 GUMed nie dokonuje zwrotów za przejazdy na podstawie samego biletu z systemu internetowego. W celu rozliczenia biletów zakupionych przez system elektroniczny należy wygenerować fakturę VAT (w systemie biletów intercity do 15 dni, po upłynięciu tego terminu należy zwrócić się z wnioskiem o wystawienie faktury poprzez odpowiedni formularz dostępny na stronie).

W razie wszelkich wątpliwośći prosimy o kontakt pod adresem: uss@gumed.edu.pl oraz skarbnik.uss@gumed.edu.pl